"ИДС Боржоми" перевела закупки на новый цифровой уровень
Компания "Норбит" завершила проект по созданию единой системы управления закупками для "ИДС Боржоми". В качестве технологической основы решения была выбрана отечественная low-code-платформа BPMSoft, на базе которой сформировали SRM-систему для автоматизации взаимодействия с поставщиками и контроля закупочных процедур.
До запуска проекта закупочная деятельность компании была распределена между несколькими инструментами. Сотрудникам приходилось использовать разные системы и каналы коммуникации, а значительная часть операций выполнялась вручную.
Такой подход усложнял обработку заявок, увеличивал сроки согласований и не позволял получить целостное представление о статусе закупок. Новая система объединила ключевые процессы в едином цифровом контуре.
Теперь сотрудники могут работать с закупочными заявками, согласованиями, конкурсными процедурами и информацией о поставщиках в одном решении.
Это должно повысить прозрачность операций и сделать управление закупочной деятельностью более предсказуемым.
Почему компании потребовалась единая SRM-платформа
Для крупной организации закупки включают множество взаимосвязанных этапов: формирование потребности, подготовку заявки, поиск потенциальных поставщиков, сбор коммерческих предложений, проведение отбора, согласование условий и контроль исполнения договоренностей.
Если каждый этап обрабатывается в отдельной системе или с помощью электронных таблиц, сотрудникам приходится многократно переносить данные и вручную отслеживать изменения.
Подобная организация работы создает дополнительные риски. Информация может дублироваться, отдельные задачи - теряться, а участники процесса не всегда получают актуальные сведения о ходе закупки.
Кроме того, руководителям сложнее анализировать эффективность процедур и оперативно выявлять задержки.
Создание централизованной SRM-системы позволило "ИДС Боржоми" выстроить единый порядок работы с закупками. Вся необходимая информация теперь хранится в структурированном виде, а движение заявки можно отслеживать на каждом этапе - от появления потребности до выбора поставщика и последующего контроля.
Какие процессы удалось автоматизировать
В рамках проекта "Норбит" реализовала функциональность, охватывающую основные операции закупочного цикла. Система поддерживает подготовку и обработку заявок, маршрутизацию документов, проведение закупочных процедур, работу с предложениями поставщиков и согласование результатов.
Автоматизация помогает сократить количество ручных действий и снизить вероятность ошибок при передаче информации между подразделениями.
Участники закупки получают доступ к единому набору данных, а ответственные сотрудники могут быстрее реагировать на изменения и принимать решения в установленные сроки. Особое значение имеет прозрачность маршрутов согласования.
Пользователь видит, на каком этапе находится заявка, кто отвечает за ее рассмотрение и какие действия необходимо выполнить дальше.
Это облегчает контроль исполнения и помогает уменьшить продолжительность отдельных процедур.
Единое пространство для работы с поставщиками
Одной из центральных задач проекта стало создание единого информационного пространства для взаимодействия с контрагентами.
В SRM-системе можно аккумулировать сведения о поставщиках, фиксировать историю взаимодействия, обрабатывать коммерческие предложения и сопоставлять условия, предоставленные разными компаниями. Такой подход упрощает поиск необходимой информации и позволяет сформировать более полную картину по каждому поставщику.
Сотрудники получают возможность учитывать не только стоимость предложения, но и другие параметры: сроки поставки, условия работы, соответствие требованиям и результаты предыдущего сотрудничества.
Централизация данных также создает основу для дальнейшего развития закупочной функции. На накопленной информации можно строить аналитику, оценивать эффективность поставщиков, выявлять повторяющиеся потребности и принимать решения на основе объективных показателей.
Роль BPMSoft в реализации проекта
Платформа BPMSoft была выбрана как основа решения благодаря возможностям low-code-разработки и поддержке процессного управления.
Такой подход позволяет создавать и изменять прикладные решения без необходимости разрабатывать каждый элемент системы с нуля. Для закупочного блока это особенно важно, поскольку внутренние регламенты, маршруты согласования и требования к взаимодействию с поставщиками могут меняться.
При использовании гибкой платформы систему проще адаптировать к новым задачам, не перестраивая всю архитектуру решения.
BPMSoft также позволяет связать между собой процессы и данные, которые ранее могли существовать разрозненно. В результате SRM-система становится не просто электронным архивом заявок, а полноценным инструментом управления закупочной деятельностью.
Гибкость, контроль и развитие системы
Одним из преимуществ внедренного решения стала возможность настроить систему с учетом специфики "ИДС Боржоми".
Вместо универсального набора функций компания получила цифровой инструмент, адаптированный под собственные правила, роли пользователей и порядок прохождения закупок.
Система поддерживает распределение задач между ответственными сотрудниками, автоматическую передачу заявок на согласование и контроль соблюдения установленных этапов. Это снижает зависимость от ручного контроля и помогает исключить ситуации, когда документы задерживаются на отдельных участках процесса.
При этом проект создает возможности для дальнейшего масштабирования. В дальнейшем компания сможет расширять перечень автоматизированных операций, подключать дополнительные подразделения, совершенствовать аналитику и развивать инструменты взаимодействия с поставщиками.
Что изменилось для сотрудников и бизнеса
Внедрение единой SRM-системы повлияло не только на технологическую сторону закупок, но и на повседневную работу пользователей. Сотрудники получили понятный цифровой маршрут, в котором зафиксированы последовательность действий, зоны ответственности и текущий статус каждой задачи.
Сокращение ручных операций позволяет направить больше времени на содержательную работу: анализ предложений, оценку условий поставщиков, планирование закупок и поиск возможностей для повышения эффективности.
Вместо постоянного поиска документов и уточнения статусов пользователи могут сосредоточиться на принятии решений. Для руководителей система формирует более прозрачную картину закупочной деятельности.
Доступ к актуальным сведениям помогает контролировать сроки, видеть нагрузку на подразделения и оценивать, насколько эффективно выполняются отдельные этапы процесса.
Основа для дальнейшей цифровой трансформации
Проект "Норбит" и "ИДС Боржоми" стал важным шагом к формированию единой цифровой среды управления закупками. Перевод процессов в SRM на базе BPMSoft позволяет компании последовательно отказаться от разрозненных инструментов и выстроить управляемую модель взаимодействия всех участников. Ценность такого решения заключается не только в автоматизации текущих операций.
Централизованные данные и унифицированные процессы создают основу для внедрения новых инструментов: расширенной аналитики, оценки результативности закупок, контроля показателей поставщиков и поддержки управленческих решений.
Единая SRM-система помогает связать стратегические задачи бизнеса с ежедневной работой закупочного подразделения.
Благодаря этому закупки становятся более прозрачными, контролируемыми и удобными для всех участников - от инициаторов потребностей и согласующих сотрудников до специалистов, отвечающих за взаимодействие с поставщиками.
Может быть интересно: Техника безопасности на кухне: как избежать порезов и ожогов
