В условиях современного производства и логистики закупочная политика компании становится одним из ключевых факторов успеха и конкурентоспособности на рынке. Несмотря на кажущуюся простоту – купить материалы и услуги по нужной цене и вовремя – в действительности это сложный, многоаспектный процесс, требующий стратегического подхода и четких регламентов. Как же разработать и внедрить закупочную политику, чтобы она работала на компанию и помогала укреплять позиции в отрасли? В этой статье рассмотрим основные шаги и аспекты, которые следует учитывать специалисам и руководителям в сфере производства и поставок.

Понимание роли закупочной политики в производстве и поставках

Закупочная политика – это внутренний документ и набор правил, регламентирующих процесс приобретения товаров и услуг. В сфере производства правильная закупочная политика обеспечивает бесперебойность производственного процесса, оптимизацию затрат и управление рисками. Вообще закупки составляют значительную долю расходов на производство, порой доходя до 60-70% себестоимости конечной продукции, особенно в отраслях с высокой зависимостью от сырья и комплектующих. Поэтому контроль и четкое планирование закупок напрямую влияют на финансовые результаты и конкурентоспособность.

Эффективная закупочная политика помогает минимизировать риски срыва поставок, ненадлежащего качества материалов и непредвиденных затрат, а также способствует формированию долгосрочных партнерских отношений с поставщиками. Это особенно актуально, когда речь идет о сложных цепочках поставок и мультиканальных поставках на международном рынке. Кроме того, политика координирует действия разных отделов компании — от производства до бухгалтерии и логистики — создавая прозрачные правила и процедуры.

Анализ текущей ситуации и потребностей компании

Перед тем как приступить к написанию закупочной политики, необходимо провести глубокий внутренний аудит закупочной деятельности. Это включает сбор и анализ следующих данных:

• Структура и объемы закупок по категориям качества и срочности;
• Оценка текущих поставщиков: надежность, сроки поставок, цены, качество;
• Определение узких мест и причин задержек в снабжении;
• Внутренние процессы согласования и документооборота;
• Анализ затратных статей в закупках и возможности их оптимизации.

Например, в производственной компании, которая сталкивается с частыми перебоями поставок комплектующих из-за удаленности поставщиков в других регионах страны или за рубежом, стоит уделить особое внимание анализу логистики и запасов. Анализ позволит выявить, каких шагов не хватает, и создать базу для выбора приоритетов в закупочной политике.

Кроме внутреннего анализа полезно изучить опыт конкурентов и лучшие практики в отрасли, чтобы адаптировать подход к особенностям рынка и технологическим трендам. Без должного анализа риск получить «политический» документ, который никто реально не будет использовать, крайне высок.

Определение целей и ключевых принципов закупочной политики

Следующий этап – формулировка целей, которые преследует закупочная политика. Их должно быть не слишком много, но все они должны быть четкими и достижимыми. К типичным целям относятся:

• Обеспечение бесперебойности поставок на производство;
• Снижение затрат за счет грамотного выбора поставщиков и объемов закупок;
• Гарантия качества поступающей продукции или материалов;
• Соблюдение сроков и условий договоров с поставщиками;
• Минимизация рисков, связанных с зависимостью от одного поставщика или рынка;
• Прозрачность и соблюдение этических норм при закупках.

Кроме целей важно закрепить в документе набор базовых принципов, которыми должны руководствоваться все участники закупочного процесса — честность, ответственность, экономическая обоснованность, законность и т.д. Эти принципы помогают избежать конфликтных ситуаций и коррупционных схем, что особенно важно для крупных предприятий с большим объемом закупок.

Например, с целью снизить риски финансовых потерь из-за недобросовестных поставщиков, производственная компания устанавливает принцип проведения обязательной проверки контрагентов и внедряет систему оценки качества работы каждого поставщика с регулярными аудитами.

Сегментация закупок и выбор стратегий взаимодействия с поставщиками

Ни одна компания не может одинаково подходить к закупкам всех категорий товаров и услуг. Именно поэтому в закупочной политике важен блок, посвящённый классификации закупок и определению стратегий взаимодействия для каждой категории.

Классическая модель сегментации закупок часто основывается на матрице Kraljic, которая делит закупки на четыре типа: стратегические, рыночные, узловые и рутинные. Для каждой категории определяется своя стратегия:

В производстве, например, стратегическими могут быть закупки специализированных комплектующих, без которых линия простаивает, а рутинными — канцелярия, офисные принадлежности или стандартные инструменты. Такая дифференциация помогает оптимально распределять ресурсы и внимание команды закупок.

Разработка процедур и регламентов закупочного процесса

Для успешного внедрения закупочной политики необходимо подробно прописать процедуры и требования, регламентирующие каждый этап закупок. Это создаст прозрачность и понятно для всех участников, что делать и как поступать в различных ситуациях. Основные моменты, которые должны быть отражены в регламентах:

• Процедура выбора поставщика: запрос предложения, тендер, переговоры;
• Критерии оценки и отбора поставщиков;
• Оформление и согласование закупочных заявок;
• Документооборот: договоры, акты приемки, счета и т.д.;
• Управление изменениями и урегулирование претензий;
• Мониторинг исполнения обязательств поставщиками;
• Ответственность и санкции за нарушения.

Важно, чтобы эти процедуры были не номинальными, а реально применимыми и адаптированными под специфику производства. Например, на крупных производственных предприятиях часто вводят систему автоматизации закупок – электронные заявки и согласования, что сокращает время и снижает ошибки.

Также особое внимание уделяется процедурам оценки качества поставляемой продукции — регулярные инспекции, тестирование образцов, контрольные испытания. По статистике, более 40% производственных простоев связано с браком у поставщиков, что подчеркивает важность контроля качества на этапе закупок.

Выбор и внедрение автоматизированных систем управления закупками

Современное производство невозможно представить без цифровизации, и закупки не исключение. Внедрение автоматизированных систем управления закупками (SCM-системы, ERP-модули) облегчает управление процессами, снижает количество ошибок и ускоряет документооборот.

Такие системы позволяют:

• Хранить все договоры, заявки и ведомости в единой базе;
• Автоматически контролировать сроки исполнения заказов и напоминать об истечении контрактов;
• Проводить аналитику закупок и выявлять возможности для экономии;
• Интегрироваться с производственными и финансовыми системами компании;
• Управлять рисками, например, через мониторинг финансовой устойчивости поставщиков с помощью функционала платформ.

В промышленных компаниях использование таких систем снижает время обработки одной закупки до 30-50%, а уровень ошибок и задержек – на 60-70%. Это особенно важно для динамичных производств с большим количеством позиций в закупках и сжатыми сроками.

Однако выбор и внедрение ПО требует тщательной подготовки: анализ требований, обучение сотрудников, обеспечение интеграции с уже используемыми инструментами. Только комплексный подход гарантирует успех цифровизации закупок.

Обучение персонала и мотивация участников процесса

Любая политика — это правило, но работать оно будет только в руках тех, кто понимает зачем и как им пользоваться. Обучение закупщиков, менеджеров производства и бухгалтеров — обязательная часть внедрения закупочной политики. Необходимо провести тренинги, воркшопы, подготовить методические материалы, чтобы каждый сотрудник знал свои обязанности и мог оперативно реагировать на изменения.

При этом важна не только техническая подготовка, но и формирование корпоративной культуры закупок, основанной на принципах эффективности, прозрачности и ответственности. Это снижает внутреннее сопротивление изменениям и способствует повышению качества работы команды.

Кроме обучения, мотивировать сотрудников можно через премиальные схемы, связанные с выполнением планов по экономии, качеству и своевременности закупок. В производственных компаниях, где запуск производства напрямую зависит от закупок, мотивация персонала на соблюдение процедур и поиск лучших условий особенно важна.

Мониторинг, оценка эффективности и постоянное совершенствование закупочной политики

Закупочная политика не должна быть статичным документом. Разработка и внедрение — лишь начало пути. Необходимо регулярно отслеживать результаты закупочной деятельности, проводить аудиты и оценивать насколько успешно достигаются поставленные цели. Важные показатели эффективности (KPI) включают:

• Снижение закупочных затрат;
• Соблюдение сроков поставок;
• Доля качественной продукции от поставщиков;
• Количество и причины рекламаций;
• Уровень партнерских отношений и повторных закупок у ключевых поставщиков;
• Эффективность документооборота и обработки заказов.

Анализируя эти данные, руководство компании может корректировать политику, улучшать процессы и оперативно реагировать на изменения внешних и внутренних условий.

К примеру, в компании, занимающейся производством электрооборудования, на основании мониторинга закупок был внедрен раздел «Закупка инновационных материалов», что позволило снизить себестоимость продукции и повысить её качество за счёт новых поставщиков. Такой подход – пример постоянного совершенствования.

Разработка и внедрение закупочной политики — это стратегическая задача, требующая системного анализа, четкого планирования и вовлечения всех участников процесса. Правильно выстроенный процесс закупок превращается в мощный инструмент роста и стабильности компании в условиях жесткой конкурентной борьбы на рынке производства и поставок.